Apa saja yang perlu dimasukkan dalam daftar inventaris?

Sebagai karyawan bagian pengadaan barang sebuah kantor atau pemilik sebuah bisnis, mengetahui tentang kondisi stok barang adalah sebuah kewajiban. Mengapa hal terkait inventaris ini harus diketahui dan dipahami? Karena inventaris adalah tolok ukur pemantauan bisnis atau usaha kamu. 

Menjaga inventaris di kantor atau bisnis ternyata tidak sesederhana yang kamu bayangkan. Apalagi jika kamu memiliki stok yang disimpan dalam jumlah banyak. Penyimpanan stok ini biasa dilakukan oleh perusahaan secara sengaja agar tidak mengalami kekurangan atau bahkan kehabisan. 

Sayangnya, penyimpanan inventaris dalam jumlah besar memiliki banyak konsekuensinya. Inventarismu bisa mengalami kerusakan, kedaluwarsa, hilang, dan pastinya menjadi sebuah pemborosan bila dilakukan tanpa perhitungan.  

Itulah sebabnya dibutuhkan pengetahuan, pemahaman, dan pengelolaan inventaris dengan baik. Sekarang pahami dulu apa itu inventaris agar kamu bisa menjaga dan mengelolanya.

Pengertian Inventaris 

Inventaris menurut KBBI adalah sebuah daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dan sebagainya) yang digunakan dalam melaksanakan tugas sehari-hari.

Sementara menurut Wikipedia, inventaris adalah sebuah kata dari bahasa Inggris yang berarti barang atau bahan milik suatu perusahaan dengan tujuan untuk diolah kembali menjadi produk lain yang akan dijual kembali. 

Pengertian inventaris kantor dalam akuntansi adalah seluruh kegiatan dan usaha agar mendapatkan data yang diperlukan terkait ketersediaan barang yang dimiliki sekaligus dikelola.

Seluruh barang tersebut diperoleh melalui pembelian dengan anggaran belanja atau sumbangan/hibah untuk dicatat sebagaimana mestinya. 

Dilihat dari jenis industri, setidaknya pengertian tentang inventaris bisa dibedakan ke dalam dua kelompok yang berbeda.

1. Industri Manufaktur dan Pabrik

Pengertian inventaris dalam industri pabrik dan manufaktur tidak terbatas pada barang jadi. Inventaris barang yang ada termasuk semua bahan baku yang digunakan untuk membuat sebuah produk dan semua barang jadi yang siap dijual. 

Ditambah lagi dengan semua barang setengah jadi yang tersimpan di gudang. Contoh inventaris di sebuah pabrik baju berarti bahan baku seperti kancing, benang, kain, dan lainnya.

Stok pakaian setengah jadi yang masih dalam proses produksi pun menjadi catatan inventaris dan tetap harus dikelola dengan baik. 

Pelajari : Aplikasi Inventory

2. Industri Jasa dan Pelayanan

Inventaris yang dimaksud dalam industri jasa bisa jadi tidak memiliki bentuk fisik. Artinya ada tahapan atau proses yang sedang berlangsung hingga terjadi sebuah penjualan atau transaksi. 

Misalnya pada jasa salon kecantikan, jika seorang pelanggan meminta jenis pelayanan paket potong rambut lengkap dengan pewarnaannya sekaligus bonus manicure dan pedicure, maka ada tahapan di luar produk yang digunakan.

Selain pewarna rambut dan guntingnya, ada pelayanan yang dirasakan manfaatnya langsung oleh si pelanggan dan dibayarkan ketika seluruh prosesnya selesai.

Pentingnya Mengelola Inventaris

Inventaris harus dibuat dengan rapi untuk memudahkan pengecekan dan pengelolaan seluruh barang yang ada dan berjumlah banyak tersebut. Hasil dari pencatatan tersebut akan menjadi acuan data dalam penyusunan laporan keuangan. 

Kamu pun tidak akan direpotkan dengan pencarian dan penghitungan jumlah barang karena datanya sudah valid dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, operasional kantor pun akan berjalan lancar.

1. Mengurangi Penyusutan Inventaris

Penyusutan inventaris adalah berkurangnya jumlah persediaan barang yang secara umum terjadi karena human error di waktu tertentu. Contoh pengurangan tersebut misalnya ada kesalahan pengelolaan inventaris, tindakan pencurian, atau pencatatan barang yang tidak sesuai.

Format daftar inventaris kantor biasanya berbentuk tabel dan dibuat dua rangkap atau lebih untuk memudahkan pengecekan dan menghindari kehilangan data di kemudian hari.

2. Meningkatkan Layanan Konsumen

Setiap bisnis akan berinteraksi dengan end user atau konsumen, baik secara langsung maupun tidak langsung. Jika inventaris dikelola dengan baik, maka layanan konsumen pun akan meningkat.

Salah satu tujuan pengelolaan inventaris adalah kepuasan konsumen akan meningkat. Mengapa bisa begitu? Karena konsumen akan lebih memilih barang dari perusahaan yang memiliki stok persediaan barangnya lebih banyak dan tetap terjaga. 

Hal ini pun memengaruhi perilaku konsumen lainnya, yaitu menjadi loyal dan mau membayar lebih mahal jika kamu mampu memenuhi kebutuhan mereka dengan baik. 

Maka tujuan inventaris lainnya pun akan terpenuhi secara tidak langsung, yaitu kekuatan word of mouth atau rekomendasi pelanggan kamu kepada keluarga dan kerabat sebagai akibat dari kepuasan mereka terhadap pelayanan bisnismu.

Baca Juga: Apa Itu CRM? Kenali Manfaat dan Fungsinya di Sini!

3. Memudahkan Akses Tata Letak

Kamu akan kebingungan dan kesal karena membuang waktu bila kesulitan menemukan barang yang dibutuhkan segera. Pengelolaan inventaris di dalam sebuah gudang yang sangat luas tentunya akan memakan waktu dan menguras tenaga. 

Jika kamu mampu mengelola inventaris barang dengan baik, maka kamu akan lebih mudah mengawasi ribuan jenis barang yang ada. Sistem barcode di zaman teknologi canggih ini akan memudahkanmu dalam pengelolaannya.

Akses tata letak yang baik dalam inventaris barang adalah memudahkan proses stock opname pada akhir periode atau akhir bulan. Hasilnya bisa meminimalisasi risiko barang rusak, kedaluwarsa, dan lainnya. 

Baca Juga: Memahami Pengertian dan Cara Memulai Bisnis Online

Tujuan Inventaris 

Kegiatan inventarisasi dilakukan gunanya untuk memudahkan kelancaran administrasi perusahaan agar pengelolaan barang dapat dilakukan dengan baik: 

• Mempercepat proses pembuatan laporan;
• Sebagai pedoman menghitung nilai kekayaan aset;
• Menjadi bahan pertimbangan untuk pengadaan atau pemeliharaan;
• Memeriksa dan mengontrol keluar masuk barang, termasuk barang hibah/pemberian;
• Memudahkan kegiatan kontrol inventaris terhadap penggunaan dana perusahaan;
• Menjaga sarana dan prasarana milik kantor;
• Membantu perencanaan, penyaluran, pemeliharaan, dan penyimpanan aset. 

Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor

Membuat daftar inventaris kantor bisa menggunakan cara manual atau digital. Kamu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan bisnismu. Cara manual bisa dengan sebuah buku catatan, sementara cara digital bisa menggunakan program Microsoft Excel atau aplikasi khusus. 

1. Buatlah Format Tabel

Format tabel gunanya untuk memudahkan kamu atau karyawan lain membuat daftar inventaris kantor. Jika sudah terbiasa menggunakan program Excel, kamu tinggal menyesuaikan formatnya dan bisa diedit dengan mudah.

Jika kamu menggunakan buku untuk pencatatan inventaris barang secara manual, pilihlah buku seukuran kertas folio. Karena jumlah barang yang kamu miliki tentunya cukup banyak dan setiap waktu membutuhkan update data terbaru. 

2. Menulis Informasi Sesuai Kebutuhan

Setiap bisnis memiliki kebutuhan pendataan berbeda, disesuaikan dengan inventaris barang yang dimiliki. Kamu bisa mencantumkan nama barang, harga, jumlah, kategori, deskripsi, dan informasi tambahan lainnya. 

3. Waktu Khusus Membuat Inventaris

Kegiatan membuat laporan inventaris kantor tidak bisa dilakukan sambil melakukan pekerjaan lain. Hal ini dikarenakan pendataan inventaris kantor membutuhkan ketelitian dan keakuratan data. 

Jika ingin menyuruh seorang karyawan untuk membuat inventaris, pilihlah orang yang jujur, teliti, dan memiliki integritas. Kamu tentunya tidak mau terjadi penyelewengan atau pemalsuan data terhadap bisnismu, kan?

Tips Membuat Laporan Inventaris

Ada beberapa tip untuk memudahkanmu dalam membuat laporan inventaris kantor.

1. Buat Daftar Inventaris Dua Rangkap

Hal ini bertujuan agar ada catatan cadangan yang disimpan agar memudahkan pengecekan ketika data utama hilang atau rusak. 

Kamu bisa menyimpannya di buku catatan manual berbeda jika dicatat secara manual, atau menggunakan USB agar lebih mudah dilindungi.

2. Pembaruan Daftar Inventaris

Lakukan pembaruan data secara berkala, baik harian, mingguan, atau bulanan karena stok barang akan mengalami penambahan atau pengurangan setiap waktunya. 

3. Kategorisasi/Penggolongan

Kamu akan lebih mudah menyusun daftar inventaris jika melakukan pengkategorian inventaris. Contohnya penggolongan perabotan kantor, ATK, peralatan elektronik, dan dokumen lainnya. 

4. Gunakan Aplikasi 

Di zaman sekarang, kemudahan pengerjaan sebuah laporan bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi. Kamu bisa memilih bantuan dari aplikasi Microsoft Excel, Google Sheet, dan berbagai macam aplikasi lainnya.

Cara Menjaga Inventaris

Ada beberapa cara untuk menjaga inventaris agar laporannya tetap sesuai dengan kondisi di gudang.

1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris 

Kamu harus bisa menentukan satu orang penanggung jawab yang bisa dipercaya untuk mengelola inventaris bisnis. Orang tersebut harus mengerti seluk-beluk inventaris dengan baik dan harus bisa melaporkan inventaris dengan lengkap secara berkala kepada pimpinan.

2. Beri Kode dan Barcode di Setiap Barang

Semua barang harus diberi kode dan kode batang (barcode) untuk memudahkan pengecekan dan pelacakan jumlah stok inventarisnya. Hal ini juga dilakukan demi menghindari kehilangan stok atau ketidakseimbangan catatan.

Baca Juga: Panduan Memilih Barcode Scanner Untuk Bisnis Ritel

3. Otomatiskan Manajemen Inventaris Barang

Akan sangat tidak efektif apabila pengelolaan laporan inventaris kantor dilakukan dengan cara manual, kecuali jika persediaan barang masih sangat sedikit dan terbatas. Tetapi sebaiknya mulai dilakukan pemindahan ke sistem digital. 

Sudah banyak perangkat lunak yang bisa membantu kamu dalam mengelola inventaris kantor. Perangkat lunak atau aplikasi ini akan sangat membantu kamu memonitor persediaan barang, mengontrol pengadaan barang, membuat laporan inventaris lengkap, termasuk mempercepat pemesanan bahan baku ke supplier. 

Baca Juga: Penjelasan 4 Standar Akuntansi Keuangan Umum di Indonesia

Contoh Laporan Inventaris Kantor

Sekarang waktunya kamu mengetahui contoh laporan inventaris kantor agar kamu bisa mengetahui ada berapa banyak jumlah barang yang dimiliki bisnismu. 

Contoh laporan inventaris barang di atas adalah bentuk paling sederhana dari sebuah stok peralatan penunjang sebuah kantor. 

KESIMPULAN

Setelah mengetahui apa yang disebut inventaris kantor atau inventaris barang, kamu juga sudah mengetahui cara membuat inventaris beserta contoh inventaris sederhana. 

Pembuatan laporan inventaris kantor sangat penting karena terkait dengan kemajuan usaha atau bisnis yang sedang kamu jalani. Dalam membuat sebuah inventaris barang, kamu harus mengalokasikan waktu khusus.

Inventaris barang tidak bisa dilakukan jika sedang mengerjakan hal lain. Tugas pengelolaan inventaris harus dilakukan secara fokus dan teliti oleh seseorang yang jujur dan berintegritas. 

Selain itu, kamu juga sudah memahami tujuan inventaris dibuat di setiap bisnis yang sedang berjalan. Dengan adanya pengelompokan inventaris berdasarkan jenisnya, maka setiap stok barang yang ada di kantor bisa lebih mudah dihitung dan dicari. 

Jadi, sekarang kamu sudah mengetahui bahwa inventaris adalah daftar persediaan seluruh barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan dan dikelola untuk memudahkan si pemilik bisnis menjalankan usahanya.

Jika kamu masih membutuhkan informasi tambahan seputar pengelolaan bisnis kecilmu, majoo memiliki banyak artikel sesuai kebutuhanmu. Ayo, pakai majoo sekarang!

Pencatatan daftar inventaris meliputi apa saja?

4 Apakah itu daftar inventaris?

Tuliskan 6 Langkah Langkah inventaris?

Apa saja langkah langkah dalam melakukan inventarisasi?