Apa yang dimaksud dengan administrasi

Pada artikel ini, kami akan membahas tentang pengertian administrasi, fungsi administrasi , jenis kegiatan administrasi, dan ciri-ciri administrasi.

Daftar Isi

• Apa itu Kegiatan Administrasi?
• Fungsi Kegiatan Administrasi
• Tujuan Kegiatan Administrasi
  • Menyusun Program Usaha
  • Evaluasi Kegiatan Organisasi
  • Memantau Kegiatan Organisasi
  • Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan
• Macam – Macam Kegiatan Administrasi
  • Usaha
  • Transaksi
  • Organisasi
  • Perkantoran
  • Keuangan
  • Perusahaan
• Ciri-ciri dan Karakteristik Administrasi
• Pola Kerja dan Proses dalam Kegiatan Administrasi
• Kesimpulan

Apa itu Administrasi?

Secara etimologis atau asal kata, administrasi berasal dari bahasa Inggris “administration” dengan bentuk infinitifnya to administer yang artinya to manage (mengelola). Kata ini juga berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang pengertiannya mencakup tata usaha, manajemen dari kegiatan organisasi, dan manajemen sumber daya. Jadi pengertian administrare atau administrasi yaitu, melayani secara intensif (Husaini Usman: 2006). Beberapa ahli membuat definisi yang dapat menjelaskan istilah tersebut Jadi. Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengendalian upaya kelompok untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut Nawawi (2009), administrasi adalah proses rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang secara dinamis dalam kerja sama dengan pola pembagian kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu yang rasional, secara efektif dan efisien. Dari definisi – definisi administrasi tersebut, dapat kita simpulkan bahwa administrasi adalah sebagai kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, termasuk di antaranya administrasi untuk pengarsipan, administrasi untuk perumusan kebijakan, serta administrasi untuk perancangan program dan proyek, dengan pola pembagian kerja administrasi untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu.

Baca juga: Modul-Modul Penting dalam Sistem ERP

Fungsi Kegiatan Administrasi

Berikut adalah beberapa fungsi yang berkaitan erat dengan administrasi:

1. Administrasi Sebagai Perencanaan 

Sebelum memulai pekerjaan, Anda harus membuat rencana. Hal-hal yang perlu Anda tentukan antara lain siapa, kapan, di mana, dan bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut. Pada perencanaan, Anda harus menetapkan tujuan dan urutan pencapaiannya secara logis. Fungsi administrasi sebagai perencanaan berguna untuk “memetakan jalan” dari tempat perusahaan Anda berdiri ke tempat yang Anda inginkan di masa mendatang.

2. Administrasi Sebagai Pengorganisasian

Fungsi ini melibatkan pembagian tugas, pengelompokkan tanggung jawab ke beberapa divisi dan penentuan hubungan di antaranya, serta staffing (perekrutan tenaga kerja untuk memenuhi posisi tertentu). Tujuannya agar upaya yang terkoordinasi antara seluruh elemen dalam perusahaan dapat terwujud. Anda harus memperhatikan rentang kendali serta pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

3. Sebagai Pengaturan Sumber Daya

Sumber daya yang memadai harus selalu tersedia agar rencana berjalan dengan baik. Hal-hal yang termasuk sumber daya adalah tenaga kerja, modal, fasilitas, dan lain-lain. Berikut adalah beberapa tips pengelolaan sumber daya yang baik:

• Fokus ke sumber daya yang persediaannya sedikit
• Memprioritaskan pekerjaan yang menggunakan sumber daya bersama
• Menerima bahwa terdapat cara kerja yang berbeda-beda dalam suatu organisasi
• Menyadari bahwa manajemen sumber daya adalah proses yang berkelanjutan, konflik pasti akan terjadi, dan perubahan tidak dapat dihindari
• Kelola pembagian sumber daya dan terapkan jenis pengelompokkan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda
• Pertimbangkan waktu nonproyek
• Hindari atau batasi multitasking
• Gunakan Software Pembelian untuk menyiapkan sumber daya dan mendapatkan penawaran yang terbaik

4. Sebagai Acuan Dalam Pengarahan

Karyawan harus mendapatkan bimbingan menuju tujuan bersama. Dalam hal ini, Anda harus mengalokasikan sumber daya secara tepat dan memberikan dukungan yang efektif. Pengarahan membutuhkan keterampilan interpersonal yang baik dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu hal yang paling penting dalam pengarahan adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara kebutuhan staf dan kebutuhan produksi.

5. Pengendalian Kerja

Pengendalian adalah evaluasi kualitas pada semua bidang atau deteksi kemungkinan penyimpangan dalam rencana. Tujuannya adalah memastikan kinerja berkualitas tinggi agar dapat memberikan hasil yang memuaskan serta menjaga lingkungan yang teratur dan bebas dari masalah.

6. Penganggaran

Menurut Supriyono dalam buku Akuntansi Biaya (Perencanaan dan Pengendalian Biaya serta Pembuatan Keputusan) (2002), penganggaran adalah perencanaan yang menggambarkan secara kuantitatif dalam bentuk keuangan dan ukuran kuantitatif lainnya. Administrasi penganggaran mencakup implementasi hingga pengendalian. Untuk menjaga agar seluruh proses tetap sesuai anggaran, gunakan Software Akuntansi HashMicro.

Artikel terkait: Struktur Organisasi Perusahaan: Faktor Kunci Keberhasilan

Tujuan Administrasi

Adanya administrasi dalam perusahaan tentunya memiliki tujuan penting. Setelah mengetahui pengertian administrasi yang sangat membantu dalam melakukan perencanaan hingga pengembangan kegiatan dalam upaya mencapai tujuan tertentu. Anda wajib tahu tujuan dari administrasi itu sendiri. Berikut ada 4 tujuan dari administrasi:

1. Menyusun program usaha

Perusahaan manapun pastinya membutuhkan informasi atau data sebagai acuan dalam menyusun progran usaha. Dan data atau informasi tersebut tentunya Anda dapatkan dari sebuah kegiatan administrasi. Dari hal tersebut tentunya Anda dapat menyimpulkan bagaimana informasi dari proses administrasi sangat dibutuhkan.

2. Evaluasi kegiatan organisasi

Biasanya setelah menyusun program usaha, informasi dan data dari proses administrasi sangat mempermudah dalam melakukan evaluasi kegiatan organisasi. Evaluasi ini tentunya penting bagi setiap perusahaan agar lebih memahami potensi dan kendala dalam keterlaksanaan program.

3. Memantau kegiatan administrasi

Tentunya pemantauan sangat penting sebab sistem administrasi berkaitan dengan banyak hal. Maka dari itu administrasi hendaknya terlaksana lebih sistematis dan teratur. Jika administrasi baik tentunya juga berdampak kepada perusahaan Anda.

4. Memastikan keamanan bagi kegiatan usaha

Keamanan tentunya menjadi hal yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Maka dari itu, dengan menerapkan administrasi pada perusahaan, Anda dapat memantau segala aktivitas dengan optimal. Setiap aktivitas dan transaksi bisa tercatat secara lebih rinci dan jelas dengan Administrasi.

Macam – Macam Administrasi

Berikut adalah Macam – Macam Administrasi:

1. Administrasi Usaha

Sebuah usaha baik berskala besar maupun kecil tentunya akan terlibat dalam segala jenis transaksi. Pimpinan sudah seharusnya mengatur siapa yang bertanggung jawab dalam pencatatan terkait keuangan, jumlah stok, jadwal aktivitas tertentu, dan sebagainya. Salah seorang ahli ekonomi yang bernama George Terry merumuskan pengertian administrasi usaha adalah sebagai perencanaan, pengendalian, dan perorganisasian berbagai tugas dalam sebuah usaha, serta penggerakan sumber daya manusia yang melaksanaknya agar mencapai tujuan yang telah menjadi kesepakatan. Sedangkan menurut professor Dr, S. Prajudi Atmosudirjo kegiatan administrasi usaha adalah proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap unit usaha.

Tujuan Administrasi Usaha

Tujuan kegiatan administrasi dalam kegiatan usaha adalah agar pengusaha sebagai pemilik usaha dapat melakukan hal-hal berikut, yaitu: Agar pengusaha sebagai pemilik usaha dapat memantau dan mengendalikan kegiatan usaha. Dan tujuan pengaturan administrasi usaha adalah untuk melakukan kegiatan usahanya. Contoh dari kegiatan administrasi usaha adalah presensi pegawai, catatan arus barang produksi, laporan keuangan, laporan aset, klasifikasi stok barang, dan catatan pembayaran tagihan.

Baca Juga: Tips Menciptakan Kepemimpinan Strategis dalam Bisnis

2. Administrasi Transaksi

Pengertian administrasi transaksi adalah sebuah kegiatan pencatatan yang terstruktur pada setiap terjadinya perubahan posisi keuangan (transaksi) dengan menggunakan metode tertentu. Perubahan posisi keuangan ini bisa berupa pengurangan atau penambahan, seperti penjualan, pembelian, pembayaran gaji, dan hal lainnya yang berhubungan dengan operasional perusahaan. Dalam kegiatan administrasi transaksi ada beberapa unsur yang terlibat, yaitu manusia, material, dan metode.

Adapun beberapa fungsi dan tujuan administrasi transaksi sebagai berikut:

• Pencatatan: Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam buku atau sistem admnistrasi.
• Pemeliharaan: Memelihara semua buku atau dokumen yang berisi atau berhubungan dengan transaksi.
• Penyediaan: Semua informasi tersedia serta dapat diakses dengan mudah.
• Pengerjaan: Dalam pengerjaan buku atau dokumen mengenai transaksi dapat disesuaikan dengan ketentuan perusahaan.

Berikut beberapa manfaat administrasi transaksi, yaitu:

• Berhubungan dengan pihak luar mudah.
• Meminimalisir risiko barang hilang.
• Memudahkan dalam pemberian layanan jual kepada konsumen.
• Pemilik perusahaan mudah dalam melihat perkembangan bisnisnya.

Baca Juga: Pentingnya Purchase Order (PO) untuk Kemudahan Transaksi Perusahaan

3. Administrasi Organisasi

Dalam buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff, karya Hendi haryadi dan A. Sugiarto (2009:1), pengertian kegiatan administrasi dalam arti sempit berarti sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis guna memudahkan perolehan kembali data keseluruhan yang saling terhubung. Dapat kita tarik dari pengertian tersebut jika kegiatan administrasi organisasi adalah kegiatan mengatur pengelolaan kebijakan suatu kelompok guna mencapai tujuan organisasi tersebut.

Tujuan dari kegiatan adminstrasi organisasi adalah melakukan perencanaan dan evalusai kerja. Tidak hanya itu, masih terdapat beberapa tujuan dari kegiatan administrasi organisasi, sebagai berikut:

• Penyusunan data, program pengembangan usaha ataupun kegiatan organisasi.
• Mengawasi kegiatan dan data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan.
• Evaluasi data serta kegiatan yang dimiliki oleh sebuah organisasi atau perusahaan.
• Mengamankan data atau hasil laporan dari sebuah kegiatan organisasi atau perusahaan.

4. Administrasi Perkantoran

Kegiatan administrasi perkantoran adalah aktivitas rutin dalam sebuah organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan daya dan informasi guna mencapai tujuan perusahaan tersebut. Dalam artian sempit, kegiatan administrasi perkantoran adalah kegiatan teknis serta memiliki peran pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan kepada direksi serta berperan penting dalam membentuk organisasi perusahaan lebih efektif.

Tujuan kegiatan administrasi kantor secara umum adalah untuk mencapai tujuan perusahaan dengan metode yang efektif dan efesien. Berikut tujuan kegiatan administrasi perkantoran secara lengkap:

• Menyediakan data, laporan, atau informasi yang akan diserahkan kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk menjalankan tugas organisasi efektif dan efisien.
• Mengawasi keterlaksanaan pekerjaan kantor dan administrasi supaya terpenuhi standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur secara tepat.
• Menerapkan kebijakan perusahaan dan memberikan standar pelayanan yang baik.
• Dapat berkomunikasi dengan karyawan tentang prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah serta mencari tahu penyebabnya, dan berusahan menyelesaikan masalah tersebut.
• Mengadakan pelatihan atau memberikan perintah kerja kepada karyawan.
• Verifikasi, memantau, dan evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait dengan kegiatan produksi, pengiriman, serta penggajian.
• Melakukan proses perekrutan karyawan.
• Mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada seluruh pegawai.

Lalu apa saja fungsi dari kegiatan administrasi perkantoran? Menurut Quible (2001), ada 5 fungsi yang menjadi pendukung dalam administrasi perkantoran. Berikut penjelasannya:

1. Fungsi rutin

Fungsi kegiatan administrasi yang membutuhkan pemikiran serta keterampilan yang meliputi pengarsipan dan pengadaan barang perusahaan.

2. Fungsi teknis

Memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni bagi para administrator.

3. Fungsi analisis

Fungsi ini membutuhkan cara berpikir kritis dan kreatif. Juga kemampuan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat dan tepat.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi keempat ini membutuhkan kemampuan analisis serta penilaian dalam memutuskan sesuatu. Juga keterampilan komunikasi yang baik.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi terakhir ini membutuhkan perencanaan, perorganisasian, pengukuran, dan memberikan motivasi kepada karyawan.

Baca Juga: Mengenal Top Management dan Berbagai Tingkatan Manajemen Lainnya

5.  Administrasi Keuangan

Para ahli membagi pengertian administrasi keuangan dalam 2 jenis. Pertama dalam arti sempit kegiatan administrasi keuangan adalah semua aktivitas pencatatan yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran sebuah organisasi, bentuknya berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan. Kedua dalam arti luas, suatu kebijakan terkait pengadaan dan penggunaan keuangan suatu perusahaan/organisasi dalam mewujudkan suatu kegiatan, bentuk pengelolaan keuangannya meliputi perencanaan, pengaturan, pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan. Tidak lupa juga dalam kegiatan yang berkaitan dengan keuangan itu wajib dilakukannya evaluasi. Salah satu manfaat dari adanya evaluasi kegiatan administrasi keuangan adalah mengukur/mengevaluasi apakah suatu kegiatan atau program telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan berhasil atau gagal mencapai tujuannya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan hasil akhir dengan apa yang seharusnya dicapai.

Dapat kita simpulkan bahwa administrasi keuangan merupakan sebuah pengelolaan dan pencatatan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.

Fungsi kegiatan administrasi keuangan secara umum adalah sebagai berikut:

1. Fungsi investasi

Adalah seluruh aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang dipakasi dalam mencapai tujuan. Investasi dapat dibagi 2, yaitu investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang.

2. Fungsi mencari dana

Fungsi dalam mencari modal untuk membiayai seluruh aktivitas organisasi. Juga memiliki fungsi dalam memilah dan memilih berbagai sumber dana perusahaan.

3. Fungsi pembelanjaan

Semua kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan daya untuk membiayai seluruh kegiatan, baik itu dana milik perusahaan maupun dana dari luar. Fungsi ini berkaitan dengan proses produksi ataupun pendukung proses produksi.

4. Fungsi pembagian laba

Sebuah aktivitas dalam menetapkan aturan dalam pembagian keuntungan hasil usaha.

Berikut manfaat dalam penerapan pada kegiatankeuangan yaitu:

• Aktivitas pencatatan pemasukan dan pengeluaran suatu perusahaan menjadi lebih teratur dan rapi.
• Terkendali dan terkoordinasi penggunaan dana perusahaan.
• Meminimalisir potensi kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan.

6. Administrasi Perusahaan

Administrasi perusahaan berperan penting dalam melacak berbagai hal di perusahaan, seperti informasi personalia, pembayaran upah, jadwal kerja, liburan atau hari libur, asuransi promosi, dan lain-lain. Bisa kita simpulkan bahwa administrasi perusahaan merupakan sebuah kegiatan yang menacu kepada proses pengarsipan dan penyimpanan catatan, korespondensi kantor, manajemen pengunjung dan panggilan telfon, komunikasi internal, manajemen keuangan dan tugas administratif lainnya. Berikut penjelasan fungsi administrasi perusahaan.

1. Planning

Dalam perencanaan yang dilakukan oleh bisnis atau organisasi tentu saja membutuhkan segala hal terkait operasi administrasi. Peran administrasi di sini adalah pengumpulan data; serta perencanaan, persiapan, dan implementasi data.

2. Organizing

Dalam mencapai tujuan bisnis, bertindak sebagai penyusun atau perancang dalam menciptakan setiap jenis komunikasi dan hubungan antar anggota tim dengan cara yang mudah untuk dipahami.

3. Coordinating

Fungsi ini penting untuk memastikan lancarnya keterjalanan bisnis dan efektif agar terhindar dari masalah seperti lowongan pekerjaan, konflik, dan hal lainnya. Segala kegiatan pekerja mulai dari pergerakan, perkembangan, dan hasil kegiatan atau program yang dilakukan akan dilaporkan secara tertulis kepada atasan.

4. Reporting

Laporan ini bertujuan untuk menyampaikan kemajuan dari suatu kegiatan atau program dalam bentuk informasi. Laporan ini bermanfaat untuk pihak yang terlibat agar mengetahui kegiatan yang telah dilakukan dan berjalan baik.

5. Pembuatan anggaran (budgeting)

Anggaran merupakan hal yang penting dalam setiap bisnis apapun. Dengan fungsi ini Anda dapat terhubung serta mengatur beberapa bidang atau perencanaan. Budgeting ini termasuk ke dalam sistem anggaran dan perencanaan anggaran.

6. Staffing

Fungsi ini nantinya akan mengorganisir proses rekrutmen para calon karyawan dari awal hingga akhir. Tujuannya untuk mengembangkan setiap individu agar mampu memberikan manfaat lebih kepada perusahaan.

7. Directing

Bimbingan atau arahan tentunya sangat dibutuhkan oleh setiap karyawan atau anggota dalam mencapai tujuan bisnis. Dengan adanya directing sebuah tim akan menyatukan ide bersama-sama dalam mendapatkan target yang diharapkan.

Ciri-ciri dan Karakteristik Administrasi

Sesuai dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Sibarani et al., lima ciri-ciri administrasi adalah:

1. Terdiri dari sekelompok orang

Seperti definisi yang tertera sebelumnya, administrasi adalah pekerjaan dua orang atau lebih. Secara keseluruhan, prosesnya bersifat luas dan kompleks sehingga sulit jika harus Anda lakukan sendiri. Oleh karena itu, administrasi terdiri dari sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama.

2. Menjalin Kerja Sama

Administrasi adalah kegiatan yang tentunya melibatkan tugas yang tidak sedikit. Namun, dengan adanya kerja sama yang terjalin dengan baik, segala pekerjaan akan terasa lebih ringan dan selesai dengan cepat.

3. Memiliki tujuan

Aktivitas yang berjalan tanpa tujuan yang jelas akan berakhir sia-sia. Maka dari itu, Anda harus menyusun tujuan yang realistis, kuat, dan fleksibel.

4. Realisasikan dengan usaha

Setelah tujuan ditetapkan, Anda harus melakukan usaha untuk mencapainya. Usaha tersebut dapat berupa penyusunan strategi yang lebih detail, pembagian tugas, pembuatan timeline, dan lain lain.

5. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Agar pekerjaan berlangsung secara efektif, maka harus ada pemimpin. Tugas dari seorang pemimpin adalah memberikan arahan yang jelas menuju tujuan bersama. Pemimpin juga harus mengawasi seluruh kegiatan agar berjalan sesuai rencana.

Baca juga: Leadership Adalah Keterampilan yang Harus Anda Miliki!

Pola Kerja dan Proses dalam Kegiatan Administrasi

Administrasi pada sebuah perusahaan dikerjakan oleh sebuah profesi yang disebut administrator atau staff administrasi. Staff administrasi ini termasuk salah satu unit yang dapat memberikan dukungan terhadap berbagai kegaiatan operasional dalam sebuah perusahaan. Administrasi diartikan sebagai sebuah proses kegiatan mereka sangat berkaitan erat dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data. Pekerjaan mereka tersebut akan dibuat dalam bentuk laporan yang mana hasil tersebut akan diserahkan kepada pemimpin perusahaan. Tugas mereka tersebut memiliki keterkaitan dengan cara kerja mereka, berikut penjelasannya:

• Selalu berkoordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain jika ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
• Menyusun dan mengumpulkan dokumen.
• Jika ada kegiatan kunjungan kerja luar kantor, staff administrasi mempersiapkan akomodasi dan tiket.
• Memastikan stok atau persediaan alat tulis kantor.
• Mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.
• Korespondensi yang masuk baik itu dalam bentuk email ataupun surat, staff administrasi yang mengatur, membuka, serta mendistribusikannya.
• Menyiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya dengan menggunakan sistem pengolahan data, database, lembar kerja atau presentasi.

Mari kita sepakati bahwa administrasi adalah hal yang penting karena dengan adanya pengelolaan segala aspek dalam perusahaan menjadi lebih teratur. Administrasi tidak hanya berbicara soal surat menyurat atau catat mencatat. Pada saat ini cakupannya lebih luas lagi, yaitu membuat perencanaan, penyusunan, mengkoordinasi, membuat laporan, menyusun angggaran hingga pemberian arahan atau bimbingan kepada setiap karyawan. Maka dari itu wajib bagi sebuah perusahaan untuk menciptakan administrasi yang baik. Karena dengan adanya administrasi yang baik akan berdampak baik pula untuk perusahaan dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Kesimpulan

Administrasi dilakukan mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala hal agar tujuannya tercapai. Salah satu jenisnya adalah administration negara yang berkaitan langsung dengan aktivitas publik. Dalam pengelolaannya administration negara membutuhkan banyak arsip untuk melakukan perencanaan hingga penyelenggaraan sehari-hari. Untuk mempermudah proses ini menjadi lebih cepat, Anda dapat menggunakan Aplikasi Manajemen Dokumen yang dapat digunakan untuk mengakses dokumen kapan saja dan dimana saja. Dilengkapi beberapa fitur, seperti Folder & Subfolder Management, Document & File Management, File Review and Lock Management, dan masih banyak lagi, sehingga proses administrasi yang melibatkan banyak bidang akan menjadi lebih efisien.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan administrasi brainly?

Apa saja yang termasuk administrasi?

Apa maksud dan tujuan dari administrasi?