Apakah kegunaan dari akun dan sebutkan perbedaan akun dan buku besar?

Buku ini umumnya digunakan sebagai alat pencatatan seluruh perubahan akun transaksi keuangan dalam perusahaan pada periode tertentu. Sehingga pembuatan general ledger ini sangat penting diketahui oleh setiap perusahaan.

Artikel LinovHR kali ini akan membahas lebih jauh mengenai buku besar dimulai dari pengertian, fungsi, manfaat, hingga cara membuatnya.

Pengertian Buku Besar

Buku besar adalah buku yang digunakan untuk melakukan pencatatan laporan keuangan yang terbagi dalam jurnal umum dan jurnal khusus. Dalam buku ini berisi sekumpulan akun-akun perkiraan yang berkaitan dengan pencatatan transaksi keuangan dalam suatu perusahaan, yang berisi semua daftar perubahan laporan keuangan. 

Buku ini merupakan dasar dari pembuatan laporan neraca dan laporan laba rugi. Secara sederhana, buku ini akan menggolongkan dan mengelompokkan perkiraan yang berkaitan dengan pencatatan transaksi keuangan terhadap perubahan sejumlah akun, seperti aktiva, utang, dan ekuitas dari perusahaan. 

Sehingga akan memudahkan akuntan dalam melakukan identifikasi akun-akun tersebut.

Setiap perusahaan umumnya memiliki general ledger. Di mana jenis-jenis dari buku tersebut berbeda-beda tergantung dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan. General Ledger yang dibutuhkan oleh perusahaan tergantung dengan beberapa hal seperti jenis, volume, dan informasi yang ingin diperoleh perusahaan.

Terdapat dua golongan akun dalam buku besar, yaitu:

1. Akun Riil
2. Akun Nominal.

Akun riil adalah akun-akun yang ada dalam pencatatan neraca, utang, aktiva, kewajiban, dan modal.

Sementara itu, akun nominal adalah akun-akun yang ada dalam laporan laba rugi serta meliputi akun pendapatan dan beban-beban.

Fungsi Buku Besar

Buku besar akuntansi memiliki beberapa fungsinya yang sangat berguna bagi pencatatan keuangan perusahaan, di antaranya:

1. Sebagai alat untuk mengolah dan meringkas seluruh transaksi yang sudah dicatat dalam buku jurnal umum.
2. Untuk mempersiapkan laporan keuangan yang terperinci dengan memuat berbagai informasi akun dan saldo yang tersedia.
3. Sebagai alat untuk mengetahui jumlah akun yang sebenarnya dan alat untuk menggolongkan data keuangan perusahaan.
4. Dasar untuk penggolongan transaksi yang ada pada jurnal umum.
5. Sebagai bahan untuk kelengkapan ketika melakukan penyusunan laporan keuangan.
6. Dapat melakukan pembaruan akun pada ledger dan berkas-berkas transaksi.

Manfaat Buku Besar

Terdapat berbagai manfaat ketika perusahaan membuat buku ini, Berikut ini berbagai manfaatnya:

1. Dapat melakukan pencatatan seluruh transaksi akuntansi dengan akurat dan memastikan pencatatan yang dilakukan tersebut benar.
2. Memungkinkan untuk melakukan posting terhadap seluruh transaksi yang terjadi secara tepat dan akurat sesuai dengan akun masing-masing.
3. Menjaga keseimbangan akun yang berada pada kolom debet dan kredit sehingga tidak terjadi kesalahan akun pada pencatatan penyusunan laporan keuangan.
4. Dapat membantu perusahaan untuk menunjukkan adanya manipulasi data atau kecurangan yang dilakukan dalam pencatatan akuntansi.
5. Menjadi acuan untuk melihat kondisi kesehatan finansial suatu perusahaan atau bisnis yang dilakukan.
6. Membantu mempersiapkan serta menyajikan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan disajikan tepat waktu sesuai dengan periode akuntansi yang berjalan.

Macam-macam Buku Besar

Buku besar dalam perusahaan dapat dibedakan ke dalam dua macam berdasarkan fungsinya, yaitu general ledger dan subsidiary ledger.

1. Buku Besar Umum (General Ledger)

General ledger adalah buku yang memuat catatan transaksi keuangan yang berupa perkiraan dalam suatu periode tertentu seperti kas, piutang, modal, dan persediaan utang. Buku besar ini adalah salah satu bagian dari siklus akuntansi.

Perkiraan-perkiraan tersebut dibuat dengan tujuan untuk mengikhtisarkan pengaruh transaksi terhadap perubahan aktiva, kewajiban, serta modal. Pencatatannya pun dilakukan secara berkala dan umumnya dilakukan setiap akhir bulan. Proses pemindahan catatan transaksi dari jurnal ke dalam ledger disebut posting.

2. Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)

Subsidiary ledger tentu berbeda dengan general ledger dimana merupakan ledger pembantu atau tambahan yang digunakan untuk mencatat sekelompok rekening  khusus. Umumnya mencatat utang dan piutang usaha dengan memberikan informasi yang mendetail.

Subsidiary ledger terbagi lagi ke dalam dua jenis yaitu buku besar pembantu piutang usaha dan buku besar pembantu utang.

1. Buku besar pembantu piutang usaha digunakan untuk merinci segala transaksi untuk mengetahui perusahaan mana saja yang melakukan penjualan kredit serta besarnya jumlah nominal.
2. Ledger pembantu utang merupakan alat pembantu yang khusus mencatat setiap supplier yang memberikan pinjaman kredit berupa aktiva dan dagangan atau dalam bentuk lainnya.

Baca Juga: Cara Membuat Jurnal Penutup

Bentuk Buku Besar

Buku besar dalam akuntansi terbagi ke dalam beberapa bentuk yang disesuaikan oleh kebutuhan perusahaan.

Berikut bentuk-bentuknya:

1. Bentuk T

Jenis buku besar T merupakan yang paling sering digunakan karena cukup sederhana. Berbentuk seperti huruf T besar di mana pada bagian sebelah kiri terdapat debet dan sebelah kanan menampilkan kredit. Penamaan akun ini diletakkan pada kiri atas sementara kode akun diletakkan di kanan atas.

2. Bentuk Skontro

Bentuk skontro merupakan bentuk ledger yang umumnya disebut dengan bentuk dua kolom. Dalam buku ini terdapat dua kolom yang terbagi dua yaitu debet dan kredit.

3. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal

Bentuk ini memiliki kolom saldo yang tunggal yang sering digunakan ketika membutuhkan banyak penjelasan atau deskripsi dari transaksi yang cukup banyak.

4. Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap

Ledger dengan bentuk staffle berkolom saldo rangkap sebenarnya memiliki kemiripan dengan bentuk kolom saldo tunggal. Namun, perbedaannya yaitu pada bentuk kolom saldo yang terbagi atas dua kolom, yaitu kolom debet dan kredit.

Contoh Buku Besar

Berikut adalah contoh general ledger yang umum ditemui dalam perusahaan:

Cara Membuat Buku Besar Sederhana

Tentunya Anda perlu mengetahui cara membuat ledger yang sederhana untuk keperluan perusahaan Anda. Berikut cara membuat buku besar yang sederhana:

1. Pertama Anda perlu mengisi tanggal proses posting pada buku besar. Tanggalnya pun harus sesuai dengan tanggal ketika proses pencatatan yang dibuat pada jurnal umum.
2. Kemudian isi bagian kolom keterangan dengan nama akun yang mempengaruhi ledger tersebut. Jika terdapat saldo awal pada ledger, maka tuliskan dengan keterangan “saldo awal”.
3. Ketiga, isi kolom referensi dengan sesuai dengan jenis atau nama jurnal yang diposting. Jangan lupa sertakan nomor halamannya.
4. Keempat, isi kolom debet dan kredit sesuai dengan posisi akun tersebut dalam jurnal umum. Sebagai contoh, akun kas pada jurnal umum diletakkan pada debet, maka dalam buku  besar juga tetap di debet.
5. Langkah terakhir adalah mengisi kolom saldo. Anda perlu mengisi jumlah saldo sesuai dengan penambahan atau pengurangan hingga saldo akhir.

Itulah penjelasan mengenai buku besar yang perlu Anda ketahui. Tentunya dengan membuat buku besar, perusahaan akan lebih mudah mengetahui kondisi kesehatan finansial perusahaan secara akurat.

Apakah kegunaan dari akun Sebutkan perbedaan antara akun dan buku besar?

Apa fungsi akun dalam buku besar?

Apa perbedaan antara akun buku besar dan neraca saldo?

Jelaskan apa yang dimaksud dengan akun buku besar?