Hubungan Sales Marketing dengan Front Office

PENGERTIAN DEPARTMENT SALES & MARKETING

Sales & Marketing Departement merupakan department yang bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran seluruh produk hotel. Sales & Marketing Departement merupakan salah satu department yang sangat penting di hotel karena SM dept merupakan penyumbang Occupency terbesar. Bahkan bisa dibilang bahwa SM dept merupakan salah satu pilar penting yang ada di hotel.

Tanpa adanya tim penjualan dan pemasaran suatu hotel tidak akan berjalan dengan lancar. Karena disamping penyumbang tamu paling besar, tim pemasaran juga mempunyai peran penting dalam membuat strategi dalam memasarkan produk – produk tersebut.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Sales & Marketing Department  yang meliputi:

1.      Tugas tugas Sales & Marketing department :

b.      Menerima dan melakukan follow up event

c.       Memantau perkembangan event

d.      Melakukan telemarketing

e.       Melalukan Sales Call

f.    MembuatBEO, Breakdown, GRM, dan segala report yang diperlukan dalam satu kali pelaksaan event.

g.      Menjaga hubungan baik dengan Media

2.      Tanggung jawab Sales & Marketing department :

a.       Mengawasi segala persiapan yang dilakukan sebelum acara berlangsung

b.      Mengawasi jalannya acara

c.       Membuat amandement ketika ada perubahan dalam kesepakatan yang diawal

3.      Fungsi Sales & Marketing Department :

a.  Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli.

b.  Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan dijual.

c.   Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.

d.   Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau menentukan pilihan.

HAL- HAL YANG HARUS DIKUASAI DEPARTMENT SALES & MARKETING

1.    Product Knowledge  (pengetahuan tentang produk)
Adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.

2.   Price Policy (kebijaksanaan harga jual)
Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.

3.     Human Relation.
Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan berkomunikasi.

LANGKAH – LANGKAH PENJUALAN DEPARTMENT SALES & MARKETING

 Langkah-langkah tersebut adalah sbb :

1.      Approach (pendekatan kepada prospek)
Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang :

·                     Siapakah calon pembeli/konsumen ?

·                     Apakah kebutuhan/keinginannya ?

·                     Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan

·                     Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan.

2.     Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli :

·                     Tata bahasa yang baik

·                     Courtesy / kesopanan

·                     Jelas / tepat, tidak berbelit-belit

·                     Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk.

Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.

3.      Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli.

4.      Closing The Sale.
Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale.

5.      After Sales Service
Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain  :

·                     Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk   atau jasa.

·                     Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir).

·                     Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun.

·                     Megadakan direct contact secara regular.

STRUKTUR ORGANISASI DEPARTMENT SALES & MARKETING DI HOTEL

Section yang ada di Sales & Marketing Department dan tugas masing - masing

1.      Senior Sales Manager

a.       Bertanggung jawab atas Travel Agent, Corporate, Goverment

b.      Menyetujui harga bottom yang ditawarkan oleh tamu

c.       Menyetujui segala kegiatan yang akan di laksanakan oleh Public Relation maupun Sales

d.      Memimpin seluruh Sumber Daya Manusia Sales & Marketing

e.       Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2.      Sales Executive

a.       Masing – masing SE mempunyai tugas masing seperti bertanggung jawab atas Corporate, maupun Government

b.      Bertanggung jawab atas event yang sedang berlangsung

c.       Melakukan Follow Up event

d.      Mengawasi jalannya persiapan yang dilakukan oleh masing – masing department sebelum event berlangsung

e.       Mengawasi jalannya event

f.       Memastikan event berjalan dengan lancer dan memuaskan

3.      Sales Admin

a.       Menyiapkan Report – report BEO, GRM, Amandement , Breakdown

b.      Merekap semua laporan event

c.       Menyiapkan berkas – berkas yang diperlukan guna pembayaran

d.      Bertanggung jawab atas laporan yang dilakukan tim penjualan dan pemasaran

e.       Bertanggung jawab terhadap laporan mingguan dan bulanan sales & marketing department yang dikirimkan kepada General Manager

f.       Bertanggung jawab atas materi yang disiapkan untuk sales meeting

4.      Public Relation

a.       Bertanggung jawab atas melakukan kerjasama denagn media guna menjalin kerjasama

b.      Bertanggung jawab menjalin hubungan baik dengan media

c.       Melakukan kerjasama dengan media baik cetak maupun elektronik

d.      Bertanggung jawab atas perencanaan strategi pemasaran

e.       Melakukan petencanaan event yang akan diadakan oleh Hotel dengan kepentingan promosi

5.      Art Design

a.       Bertanggung jawab atas design untuk dekorasi bagian hotel saat event seperti hari raya Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Tahun Baru, dll

b.      Bertanggung jawab atas design backdrop grup yang akan melaksanakan event

c.       Menyiapkan backdrop

d.      Bertanggung jawab untuk design promo di setiap department

e.       Bertanggung jawab atas percetakan. Mulai dari mengirim design ke percetakan hingga pengambilan.

HUBUNGAN DEPARTMENT SALES & MARKETING DENGAN DEPARTEMENT LAIN DI HOTEL

Sales & Marketing dengan Housekeeping

a.    Memberitahukan apabila akan ada group yang mengadaan konferensi, seminar, dan lain-lain.

b.    Memberitahukan bila ada group yang akan datang dan persiapan apa saja yang harus dilakukan oleh housekeeping terhadap group tersebut.

c.    Mengajak calon pelanggan untuk melihat fasilitas kamar melalui show room yang disediakan.

d.    Memberitahukan setiap kegiatan perusahaan dan promosi yang dilakukan oleh perusahaan.

e.    Memberitahukan perusahaan-perusahaan yang menjadi top account hotel saat ini agar karyawan daat melayani mereka lebih baik.

Sales & Marketing dengan Food Product

a.    Memberitahukan apabila akan ada group yang mengadaan konferensi, seminar, dan lain-lain supaya disiapkan Breakfast, Lunch, Dinner, dan Coffee break untuk event tersebut.

b.    Memberitahukan bila ada group yang akan datang dan persiapan apa saja yang harus dilakukan oleh Food Product supaya menu makan disiapkan.

c.    Mengajak calon pelanggan untuk menentukan menu untuk event Wedding, Seminar, Rapat, dan lain-lain.

d.    Memberitahukan setiap kegiatan perusahaan dan promosi yang dilakukan oleh perusahaan.

e.    Memberitahukan perusahaan-perusahaan yang menjadi top account hotel saat ini agar karyawan daat melayani mereka lebih baik.

SUMBER :

http://www.sarjanaku.com/2012/09/pengertian-sales-dan-departemen.html

http://konsultan-umkm.blogspot.com/2013/02/pengertian-sales-dan-departemen.html

Departemen apa saja yang berhubungan dengan front office?

Apa hubungan kerjasama antara front office dan housekeeping?

Apa fungsi sales dan marketing untuk sebuah hotel?

Apa peran penting dari front office?