Manfaat menerapkan virtual office dalam bisnis

izinesia.id – Dengan tingginya minat bakat lahirnya entrepreneurship di Indonesia, banyak sekali startup – startup baru yang bermunculan terutama di kota – kota besar seperti Jakarta, bekasi, bogor, depok, tangerang, bandung dan lainnya. Dengan seiring pertumbuhan startup di Jakarta, maka virtual office pun semakin bermunculan dan menjadi angina segar untuk setiap founder startup.

Pengertian & Definisi Virtual Office

Mungkin jika kamu adalah startup founder, pasti sering mendengar istilah Virtual Office atau Kantor Virtual bukan? Apa sih virtual office itu? Pengertian virtual office adalah sebuah kantor dimana para penyewa hanya memiliki alamat dari kantor tersebut saja. Namun tidak memiliki ruangan secara fisik pada kantor tersebut.

Jadi untuk definisi virtual office atau kantor virtual secara mudah adalah anda hanya memiliki kantor secara ‘virtual’ saja. Perusahaan anda terdaftar dalam perusahaan yang bekerja di kantor tersebut walaupun anda tidak memiliki ruangan kantor di gedung tersebut. Oleh karena itu, anda hanya memiliki kantor ‘virtual’ saja, bukan secara fisik.

Kengapa Startup Memerlukan Virtual Office?

Salah satu alasan mengapa startup sangat tepat & cocok untuk menggunakan virtual office adalah karena alasan efisiensi anggaran pada fase awal startup berdiri. Tentu jika startup yang baru memiliki 2-5 karyawan dan langsung menyewa ruangan diperkantoran bisa jadi sangat memberatkan startup. Apalagi salah satu syarat untuk mendirikan perusahaan juga memerlukan domisili dimana perusahaan bekerja yang mau tidak mau anda harus menyewa kantor.

Dengan kehadiran virtual office, startup yang baru saja berdiri tidak lagi pusing untuk memikirkan masalah – masalah tersebut. Dengan menyewa virtual office, setidaknya ada 3 hal yang bisa didapatkan untuk startup;

• Domisili perusahaan mereka untuk berbagai kebutuhan, mulai dari mengurus izin hingga syarat mendirikan perusahaan.
• Alamat perusahaan untuk informasi alamat kantor kepada customer / client.
•  Meningkatkan citra & branding perusahaan jika memiliki lokasi perusahaan yang strategis atau dipusat bisnis.

Oleh karena itu, penggunaan virtual office sangat tepat & dibutuhkan untuk startup / perusahaan yang baru saja berdiri.

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara  fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.

Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka yang dikurangi adalah wujud fisik kantor  berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui  kantor virtual.

Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui  kantor virtual. Keberadaan kantor virtual bagi seorang  karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Manfaat Kantor Virtual

Secara spesifik memiliki manfaat yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual:

• Pengurangan biaya operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang tempat usaha, biaya peralatan kantor, gaji karyawan.
• Kantor virtual menggunakan jaringan  komunikasi  formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual tercatat secara formal.
• Rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi telekonferensi dan video, dan dokumen dapat ditransmisikan secara elektronik.

Penulis : Team Izinesia

27 Maret 2020 | By immadm | Service Office

Virtual office memang solusi perkantoran modern yang sangat unik. Ini berdasarkan dari kesadaran bahwa ternyata tidak semua kegiatan perusahaan perlu dilakukan di suatu tempat berpusat, dan sebenarnya hal ini akan meringankan beban biaya bagi perusahaan.

Selain itu, keberadaan kantor virtual terutama di Jakarta sangat didukung oleh pemerintah. Sebuah perusahaan dapat mencantumkan alamat bisnis mereka dalam dokumen keterangan izin usaha, dengan alamat yang sama dengan kantor virtual-nya.

Lalu apakah kantor virtual pilihan terbaik untuk perusahaan Anda? Mari simak artikel ini dan pelajari kelebihan dan kekurangan sebuah kantor virtual alias virtual office.

Berbagai Manfaat dari Virtual Office

Beberapa perusahaan yang hanya bermodal komputer, internet cepat, dan keahlian murni seperti agensi pembuatan website, web design, konsultan dan bahkan pekerja lepas akan mendapatkan banyak manfaat dari virtual office.

Baca juga: Teknologi Apa Saja yang Mendukung Virtual Office?

1. Jam kerja yang fleksibel

Jam kerja yang fleksibel dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan, karena mereka diberikan kepercayaan dan kebebasan untuk menggunakan waktu mereka dengan bijaksana.

Khususnya untuk wanita-wanita yang ingin meniti karir dan mengurus anak pada waktu yang bersamaan, jam kerja fleksibel akan menurunkan beban stres kerja mereka.

2. Menghemat waktu

Manusia menghabiskan banyak waktu di jalanan, dan waktu yang hilang tidak bisa dikembalikan. Jika karyawan Anda tidak diperlukan untuk datang ke kantor setiap hari, waktu mereka bisa digunakan untuk meningkatkan kualitas hidup mereka.

Anda sebagai pengusaha tidak perlu khawatir untuk membebani mereka dengan banyak pekerjaan, karena dengan istirahat dan waktu berkualitas yang cukup, mereka akan bergairah dalam pekerjaan mereka.

3. Mudah berbisnis dengan seluruh bagian Bumi

Dunia memang semakin mengecil, dan dengan virtual office, Anda akan sangat mudah mencari pegawai, mitra atau pelanggan di tempat mana pun, tanpa dibatasi oleh lokasi.

Jika infrastruktur teknologi komunikasi Anda kuat, yang berarti Anda punya software chat, video call, cloud storage, dan internet cepat, Anda pasti bisa berkomunikasi dengan mereka dengan jelas di mana pun Anda berada.

Baca juga manfaat virtual office lainnya: Apa Saja yang Ditawarkan Paket Virtual Office?

Kelebihan dari Kantor Virtual

Kantor virtual alias virtual office bermanfaat karena memiliki beberapa kelebihan, antara lain difasilitaskan dengan teknologi komunikasi canggih yang dapat merekam jejak semua keputusan dan diskusi mengenai pelaksanaan tugas di perusahaan.

Jika perusahaan Anda melakukan kegiatan di virtual office, Anda akan menikmati kelebihan-kelebihan tersebut:

1. Anda bisa mengawasi kinerja karyawan

Jika Anda memiliki sistem organisasi dan komunikasi yang jelas, terbuka, dan rutin, Anda dapat menikmati manfaat dari teknologi komunikasi virtual office.

Miskomunikasi sering terjadi dalam kantor tradisional. Bahkan dalam perusahaan yang besar yang tidak beradaptasi dengan teknologi komunikasi dengan baik, kinerja manajemen perusahaan akan memburuk. Ini sangat berdampak terhadap produktivitas karyawan.

Dengan teknologi komunikasi dari virtual office, Anda akan semakin percaya dengan karyawan Anda, dan juga sebaliknya.

2.Tidak akan terjadi miskomunikasi

Selain penggunaan teknologi komunikasi yang bijak, Anda juga perlu menyiapkan pedoman untuk berbagai cara berkomunikasi terhadap sesama. Contohnya, kode etik untuk videocall, chat, telepon dan pengiriman email.

Kode etik sangat penting untuk menghindari menyinggung seseorang, terutama dalam sebuah perusahaan dengan jam kerja fleksibel. Anggota tim Anda harus saling pengertian dan komunikasikan batasan antara sesama, seperti jam pribadi masing-masing.

Segala hal perlu latihan, termasuk komunikasi dengan teknologi

Komunikasi secara tidak langsung sebenarnya memiliki keuntungan yang besar jika Anda dan rekan kerja Anda sudah berlatihan dan memiliki pedoman yang baik untuk berkomunikasi dengan teknologi.

Salah satu keuntungannya adalah, semua jejak komunikasi terekam. Itu justru mempermudah orang-orang untuk mengingat diskusi atau percakapan yang sudah berlalu.

Jika Anda masih ragu apakah kantor virtual pilihan yang tepat untuk perusahaan Anda, sangat mudah untuk menghubungi kami, mulai dari telepon, WhatsApp, contact form, dan bahkan live chat!

Silakan hubungi Izin Usaha Kantor sekarang.

Apa saja manfaat dari virtual office dalam bisnis?

Jelaskan apa yang dimaksud dengan virtual office dan apa manfaatnya?