Sebutkan 6 section yang terdapat di kantor depan hotel

Pada dasarnya penggunaan peralatan di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception .

Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis. 

1. Front office counter
Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan. 

2. Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guestslip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL(Occupied No Luggage) .

3. Information rack 

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata graha.

4. Reservation rack/rak pemesanan kamar 

Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

5. Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat 

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer 

1. Komputer 

Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

Front Office (FO) adalah salah satu departemen yang ada di hotel. Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengenai pelayanan terhadap tamu. Mulai dari tamu melakukan pemesanan kamar, memberikan informasi pada calon tamu, menerima kedatangan tamu (check-in), menangani telepon, menangani barang  bawaan tamu, hingga menangani keberangkatan tamu (check-out). Tugas Front Office tersebut diambil berdasarkan bagian-bagian yang ada di Front Office atau section-section Front Office, yang terdiri dari Reservation, Reception, Information, Telephone Operator, Concierge, dan Front Office Cashier.  

Tugas Dan Tanggung Jawab Front Office Hotel

Dalam menjalankan tugasnya, departemen FO dipimpin oleh seorang manajer (Front Office Manager). Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah tugas Front Office hotel yang harus diawasi oleh FOM.

• Check-in dan reservation. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh staf FO, yaitu great the guest atau menyapa tamu. Memberikan sapaan merupakan standar greeting di hotel. Setelah itu, bagian FO akan berinisiatif untuk menawarkan bantuan dan melakukan up selling dengan berinteraksi pada tamu untuk mempromosikan produk-produk dan event yang ada di hotel.
• Register the guest. Hal-hal yang dilakukan adalah meminta bukti identitas tamu untuk validasi data,  berupa KTP atau paspor. Bukti identitas ini nantinya akan di fotokopi dan disimpan sebagai jaminan. Registrasi juga dapat dilakukan dengan cukup mengisi registration card yang disertai dengan tanda tangan tamu. 
• Assign a room. Artinya, memberikan kamar pada tamu sesuai kesepakatan dengan menyerahkan kunci kamar.
• Room the guest, yaitu mengarahkan tamu untuk menuju kamarnya. FO juga bertugas untuk memberitahu letak ruang kamar dengan jelas dan mempersilahkan tamu dengan segera.
• Information, yaitu memberikan informasi tentang fasilitas hotel, kegiatan yang sedang ada di hotel, ataupun informasi wisata di sekitar hotel. Meskipun sebenarnya tugas Front Office yang satu ini merupakan tugas dari bagian Information, namun terkadang juga menjadi tugas dari bagian Reception.
• Menangani guest complaint juga menjadi salah satu hal yang harus dihadapi oleh FO. Petugas FO harus mengikuti standar prosedur dalam menangani tamu komplain, supaya dapat tercipta solusi terbaik terhadap tamu.
• Tugas lain dari FO adalah membuat laporan mengenai tingkat hunian kamar di hotel (room occupancy), khususnya petugas FO yang shift malam. Tujuannya adalah supaya petugas yang di pagi hari dapat mengatur operational dengan maksimal.
• Bagian dari FO yang juga tidak boleh dilupakan adalah Bellboy. Bellboy adalah bagian dari section Concierge yang akan melayani barang bawaan tamu mulai dari tamu tersebut check-in, check-out, atau pindah kamar.

Registrasi Tamu Hotel dengan Mengandalkan Teknologi

Seperti  yang telah disebutkan di atas, bahwa salah satu tugas Front Office hotel adalah register the guest. Yaitu meminta bukti identitas tamu untuk validasi data, berupa KTP atau paspor. Jika biasanya bukti identitas tamu perlu di fotokopi dan disimpan sebagai jaminan, kini saatnya Anda beralih ke sistem yang paling mutakhir. Verifikasi tamu hotel bisa mengandalkan sistem dan teknologi Face Recognition! 

Face Recognition System merupakan salah satu teknologi biometrik yang memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan mengenal seseorang dari digital image, serta video frame dari sebuah sumber video. Di dunia perhotelan, Face Recognition System telah menjadi sebuah tools untuk meningkatkan revenue. Kok bisa? Alasannya adalah dengan teknologi Face Recognition System maka hotel bisa memberikan layanan yang dirancang khusus pada setiap tamu. Di sisi lain, tamu bisa menikmati waktu liburan mereka tanpa harus diidentifikasi dengan tegas (formal) oleh keamanan pada kasus-kasus tertentu.

Dengan adanya Face Recognition System, maka hotel dapat menambah database customer atau client, di mana hal ini merupakan aset bagi sebuah hotel. Dengan database yang dimiliki, maka akan memungkinkan hotel untuk melakukan analisis tentang layanan yang digunakan oleh tamu tertentu. Selain itu, hotel juga dapat memasarkan layanan mereka dengan lebih baik. Keamanan pun bisa ditingkatkan dengan teknologi Face Recognition System, seperti yang diketahui bahwa faktor keamanan dan kenyamanan tamu sangat penting untuk menjaga pendapatan hotel tetap stabil.

Face Recognition Verihubs

Para pelaku bisnis perhotelan yang menggunakan teknologi ini tentunya akan mempercepat proses check-in dan check-out mereka, mengurangi waktu yang dihabiskan selama momen transaksi, meningkatkan praktik keamanan, dan secara signifikan meningkatkan pengalaman tamu secara keseluruhan. Fitur Face Recognition yang diciptakan oleh Verihubs bisa mencocokkan data real-time dengan data yang sudah terekam dalam database, hanya dalam hitungan detik. 

Teknologi artificial intelligence (AI) Verihubs mampu membandingkan dua wajah baik dalam bentuk selfie atau dokumen secara akurat, sehingga dapat memastikan user adalah orang yang sama. Menariknya, teknologi ini bisa membedakan antara seseorang dengan atau tanpa kacamata, masker hingga jilbab. Anda pun tak perlu khawatir jika user mengambil gambar secara terbalik, karena Verihubs bisa mendeteksi dan memutar gambarnya langsung ke posisi yang benar. Dengan Face Recognition Verihubs, terjadinya kontak fisik dapat diminimalisir karena proses verifikasi dilakukan secara digital dan tak perlu langsung tatap muka. Untuk mengetahui informasi selengkapnya mengenai layanan dari Verihubs, langsung saja klik di sini! 

Apa saja section yang ada di front office Department?

Apa saja peran kantor depan hotel?

Apa yang anda ketahui tentang bagian kantor depan?

2 Siapa sajakah personalia yang ada di bagian kantor depan hotel?